Program değerlendirme, programın uygulanmasından sonra yapılan gelişigüzel bir işlem değildir. Bu, programı geliştirmek amacıyla elde edilen verilerin bir araya getirildiği ve yargıya varıldığı sistematik bir süreçtir. Bu sürecin temel aşamalarını Yüksel ve Sağlam (2012), program değerlendirme yaklaşımlarından ve modellerinden bağımsız olarak üç aşamayı içeren bir bakış açısıyla ele almışlardır. Bunlar; planlama, uygulama ve değerlendirme olarak adlandırılmıştır.
- Planlama: Program değerlendirme çalışmalarının ilk basamağında sistematik bir planlama yer alır. Bilimsel bir sürecin izlendiği bu süreçte; değerlendirme amacına karar verilerek bağlamın tanımlanması, veri toplama yöntemlerine karar verilmesi, ölçme araçlarının hazırlanarak nasıl ve ne şekilde uygulanacağının belirlenmesi gibi (Wiles, 2016; Yüksel ve Sağlam, 2012; Ornstein ve Hunkins, 2009) kararların alınması söz konusudur.
Planlama aşamasında öncelikle değerlendirme amacına karar verilmesi gereklidir. Değerlendirme için başlangıç noktası, neyin değerlendirileceğini tanımlamaktır (Hewitt, 2018; Yüksel ve Sağlam, 2012). Değerlendirmenin hangi amaçla yapılacağının belirlenmesi ve açık bir biçimde ortaya konması, izleyen aşamalardaki kararları etkileyen önemli bir noktadır. Bu amaç; öğrenci başarısının izlenmesi, programın aksayan yönünün belirlenmesi, eğitim gereksinimlerinin saptanması vb. olabilir. Amaçlar; öğretmen, öğrenci, yönetici, programın yürütülmesinde sorumlu karar organı vb. paydaşlarca ya da değerlendirme sonuçlarını kullanacak bireylerin gereksinimleri doğrultusunda oluşturulur. Bu sürecin en önemli kısmı; değerlendirmenin neden yapılacağı, bulgularının hangi amaçla ve kim tarafından kullanılacağı, daha önce değerlendirilip değerlendirilmediği, maliyeti gibi konuların açıklığa kavuşturulmasıdır (Yüksel ve Sağlam, 2012). Bunlar yerine getirildikten sonra yine bir kritik kararın alınması söz konusudur. Bu karar, değerlendirmeyi yürütecek değerlendirmecinin kim olduğuyla ilgilidir.
Genel olarak program değerlendirme sürecini dış değerlendiriciler ve / veya iç değerlendiriciler yürütmektedir. Dış değerlendiriciler, değerlendirilen bağlamın dışında olan, projeyle ilgisi olmayan bağımsız kişiler olarak düşünülebilir. İç değerlendiriciler ise programın içinden kişilerdir. Değerlendirilecek programın durumuna göre biri ya da her ikisi sürecin bir parçası olabilirler (Yüksel ve Sağlam, 2012).
Değerlendirme yaklaşım ve modellerine karar verilmesi yine planlama aşamasında önemli görülen boyutlardan biridir (Hewitt, 2016; Ornstein ve Hunkins, 2009). Program değerlendirme yaklaşım ve modellerinin sürecin sistematik bir biçimde izlenmesi, bir araştırma etkinliği olmasından dolayı kavramsal ve kuramsal çerçeve içerisinde teorik ya da kuramsal bağlamda nelere dayandığının ortaya konması gerekir.
Planlamanın sonraki aşamasında istenen değerlendirme, soru ve ölçütlerinin belirlenmesidir. Değerlendirme sorularının belirlenmesinde değerlendirme amacından, kullanılacak değerlendirme yaklaşımından, uzmanların deneyimlerinden, değerlendirmecilerin görüşlerinden yararlanılabilir.
Planlama kapsamında bilimsel anlayışın bir gereği olarak değerlendirici ya da değerlendirmecilerin araştırma yöntemine, katılımcılara karar vermeleri gerekir. Bununla birlikte veri kaynaklarının neler olacağı, verilerin nasıl bir süreçte toplanacağı, analizin nasıl yapılacağı gibi kararlar alınmalıdır (Hewitt, 2016; Fitzpatrick, Sanders & Worthen, 2004).
Planlamanın son aşamasında ise değerlendirme uygulamasınınplanlanması, bu amaçla
süreci etkili bir biçimde sürdürmeye yönelik bir iş akışının oluşturulması önerilir.
- Uygulama: Program değerlendirmenin bu aşamasında, planlama aşamasında alınan kararlar işe koşulur. Uygulama aşamasında hazırlanan veri toplama araçları kullanılarak değerlendirilecek durumun anlaşılmasına yönelik veriler toplanır. Veri toplama araçları, araştırma yöntemi çerçevesinde belirlenir. Bunlar; sınav sonuçları, ölçekler, testler, gözlemler ve görüşmeler olabileceği gibi konuyla ilgili doküman inceleme de olabilir. Bu süreç tamamıyla bilimsel anlayışa dayalı olarak geçekleştirilir.
Uygulamanın son aşaması raporlaştırmadır. Elde edilen sonuçların raporlaştırılması değerlendirme sürecinin vazgeçilmez bir aşamasıdır (Wiles, 2016; Yüksel ve Sağlam, 2012).
- Değerlendirme: Program değerlendirmenin son aşaması yine değerlendirmedir. Değerlendirmenin değerlendirilmesi aşamasında değerlendirme süreci analiz edilir. Meta değerlendirme olarak da adlandırılan bu süreç, değerlendirmecilerin de öz değerlendirme yapmalarına olanak sağlaması açısından katkı sağlayıcı bir aşamadır.
Ornstein ve Hunkins (2009: 292) de program değerlendirme yaklaşımlarından bağımsız bir biçimde değerlendirme sürecini, çoğu araştırmacı tarafından kabul gören bir dizi adımlar olarak açıklamaktadır. Değerlendiricinin bir eylem planı yapmasını gerektiren bu süreçte şu adımlardan söz edilmektedir (Ornstein ve Hunkins, 2009):
- Değerlendirilecek programdaki olguya odaklanma: Bu süreçte değerlendirmecinin neyin değerlendirileceğine ve hangi tasarımın kullanılacağına karar vermesi gerekir.
- Bilginin toplanması: Değerlendirmeci bu aşamada gerekli bilgi kaynaklarını tanımlamalı ve buna göre bilgiyi toplamalıdır.
- Bilginin organize edilmesi: Bu adım, hedef kitlenin bilgiyi yorumlamasını ve kullanmasını olanaklı kılacaktır.
- Bilginin analiz edilmesi: Değerlendirmenin odağına uygun analiz tekniğini seçme ve uygulamayı içerir.
- Bilginin raporlaştırılması: Elde edilen sonuçların bilimsel ölçütlere uygun bir biçimde bir rapor hâline dönüştürülmesini içerir.
- Bilginin sürekli olarak gözden geçirilmesi: Bu aşama ise program değerlendirmenin sürekliliğini vurgulayan bir aşamadır.